Cannabis Social Club
Schwäbisch Hall – Hohenlohe e.V.
Datenschutz-Hinweise zur Mitgliedschaft und zur „Hanf-App“
Verarbeitungszwecke:
Der CSC-SHA-HOK verarbeitet die von dir bereitgestellten personenbezogenen Daten zur Mitgliederverwaltung, zur Buchhaltung und zur jeweiligen Abgabe unserer Waren. Zur Überprüfung deiner Angaben und deiner Identität musst du uns ein gültiges Ausweisdokument vorlegen. Wir brauchen einen Nachweis, dass du einen festen Wohnsitz in Deutschland hast.
Um unseren Verein beizutreten benötigst du „Die Hanf-App“. Über diese App verwalten wir u.a. deine Mitgliedschaft und die Abgabe unserer Produkte. Zur Mitgliederkommunikation verwenden wir ein sog. Ticketsystem (der Zammad GmbH) um alle Eingänge via E-Mail und via Kontaktformular auf der Internetseite (siehe Datenschutzerklärung) zu bündeln.
Du kannst dich darüber hinaus entscheiden, ob du in unsere WhatsApp-Gruppe aufgenommen werden willst (teile uns dann deine Mobilfunk-Nr. mit). Die wichtigsten Informationen zur Mitgliedersteuerung und zur Mitgliedschaft versenden wir an deine E-Mail-Adresse oder veröffentlichen sie in der Hanf-App.
Rechtsgrundlagen:
Die beschriebenen Datenverarbeitungen stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b), c) und a) DSGVO. Die Anbahnung und die spätere Mitgliedschaft im Verein berechtigen uns zur Verarbeitung deiner Daten über die Hanf-App und unser Ticketsystem – dies umfasst auch „Newsletter“, soweit sie inhaltlich der Mitgliedschaft bzw. der Mitgliedersteuerung zugeordnet werden und erforderlich sind. Ferner sind wir gesetzlich verpflichtet, Informationen z.B. zur Mitgliedsdauer und zur Warenabgabe zu speichern. Im Übrigen verarbeiten wir deine Daten nur mit deiner Einwilligung (z.B. WhatsApp-Gruppe).
Empfänger:
Der CSC-SHA-HOK arbeitet mit verschiedenen Partnern zusammen um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen und unsere Mitglieder zu verwalten. Dabei unterstützt uns die Fa. Signature Produkts GmbH aus Pforzheim mit ihrer Software „Die Hanf-App“. Signature Produkts ist bei der Datenverarbeitung an unsere Weisungen gebunden. Wie Signature Produkts im Übrigen eure Daten verarbeitet, erfahrt ihr unter https://app.diehanfapp.de/about/privacy-policy.
Für die Arbeit in der Verwaltungsgruppe und zum Backup unserer Daten benötigen wir eine gemeinsame Plattform. Hier haben wir uns für Google Drive entschieden. Google LLC sorgt für die Sicherheit der dort aufbewahrten Unterlagen. Weiter Informationen findest du unter https://support.google.com/drive/answer/10375054?hl=de.
Unsere Bürokommunikation steuern wir über ein Ticketsystem der Fa. Zammad GmbH. Dabei werden alle per E-Mail oder per Kontaktformular mitgeteilten Daten darüber abgewickelt. Die Datenschutzerklärung von Zammad findet ihr unter https://zammad.com/de/unternehmen/datenschutz.
Für die unkomplizierte Vereinskommunikation nutzen wir ergänzend WhatsApp der Meta Platforms Ireland Limited. Wie Meta Platforms die Daten verarbeitet könnt ihr unter https://faq.whatsapp.com/ im Bereich „Privatsphäre, Datenschutz und Sicherheit“ nachlesen.
Die zur Buchhaltung eingesetzte Software übermittelt relevante Daten je nach Verarbeitungszweck z.B. an die Steuerbehörden, Wirtschaftsprüfer, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Banken bzw. Zahlungsdienstleister.
Letztlich unterliegen wir den Weisungen und dem Gebot der Zusammenarbeit mit unserer Aufsichts- und Genehmigungsbehörde, den Regierungspräsidien Freiburg und Tübingen. Dabei ist es nicht ausgeschlossen, dass im Rahmen von Überprüfungen und Kontrollen personenbezogene Daten an diese Behörden offengelegt werden müssen. Dabei achten wir streng darauf, dass die Offenlegung nur bei gesetzlicher oder behördlicher Verpflichtung erfolgt.
Fristen:
Vereinskommunikation speichern wir bis zu drei Jahre nach dem letzten Kontakt. Deine Mitgliederdaten speichern wir bis zu drei Jahre nachdem du aus dem Verein ausgeschieden bist. Dies gilt auch für die von dir belegte Selbstauskunft u.a. zum Wohnsitz in Deutschland (mit geeignetem amtlichen Dokument) sowie zur alleinigen Mitgliedschaft in einer Anbauvereinigung (§ 16 Abs. 3 Satz 2, Abs. 4 KCanG). Die jeweiligen Abgabedaten müssen wir nach § 26 Abs. 2 KCanG bis zu fünf Jahre aufheben. Die Fristen beginnen jeweils zum Ende des Kalendermonats nach Ausscheiden bzw. nach Abgabe.
Widerrufsrecht
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht (z.B. WhatsApp-Gruppe), kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Verweisung:
Für sonstige Informationen zum Datenschutz, insbesondere zur Verantwortlichkeit, zur zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde und zu deinen Rechten verweisen wir auf unsere Datenschutzerklärung.
V3 – 01.09.2025